小陳最近遇到一個棘手的問題，他借錢給朋友，但朋友遲遲不還款。幾次友善提醒後，小陳還是沒有拿到應得的款項。經過詢問，朋友建議他發出一封存證信函，以此正式提出催款，並保留日後可能訴諸法律的證據。這讓小陳意識到，無論是借貸、合同終止或是財產爭議，有時候一封妥善書寫的存證信函就是解決問題的第一步。
不過，存證信函該如何撰寫，才能既符合法律要求，又清楚表達自己的立場？本文將針對「欠款」、「侵佔」（或任何提告聲明）以及「解約」三種情境，提供三個存證信函範本，幫助您釐清這些常見的法律問題。
欠款存證信函應該怎麼寫？
當債務人遲遲未還款，發出存證信函是提醒和保護權益的重要步驟。欠款存證信函不僅是個提醒，更是對方拖欠款項的正式通知，以備訴訟之需。
欠款存證信函在內容上應包含以下幾個關鍵要素：一是詳細的借款金額與期限，二是催款的具體要求，並給出合理的還款期限，三是提醒債務人若逾期未付可能帶來的法律後果。此外，信中應以禮貌和清晰的語氣，提醒對方負起責任。
例如：
欠款存證信函範本
致：＿＿＿＿（債務人姓名） 身分證字號：＿＿＿＿ 地址：＿＿＿＿＿＿＿＿
本人＿＿＿＿於＿＿＿年＿＿＿月＿＿＿日借與您＿＿＿＿元整，並約定於＿＿＿年＿＿＿月＿＿＿日全數償還。由於您尚未按期履行還款義務，本人特此通知，請您於接獲本函後＿＿天內償還本金與利息。
若逾期未付，本人將保留依法追訴權利，望知悉。
此致 ＿＿＿＿（債務人簽名） 日期：＿＿＿年＿＿＿月＿＿＿日
侵佔財產的存證信函範本
財產侵佔指的是在未經所有者同意下占有他人財產，這種情形常見於房屋、車輛、個人財物等。當發生財產侵佔時，存證信函可以正式要求對方歸還財產，若對方拒不回應，則這封信函可作為日後訴訟的重要證據。
侵佔財產的存證信函應描述清楚具體的侵佔物品、價值、以及歸還的時限，並提出後續追究的法律依據。
侵佔財產存證信函範本
致：＿＿＿＿（佔有者姓名） 身分證字號：＿＿＿＿ 地址：＿＿＿＿＿＿＿＿
本人於＿＿＿年＿＿＿月＿＿＿日將＿＿＿（描述財產，例：房屋或車輛）借予您使用，雙方已口頭約定於＿＿＿日歸還，但至今未見您履行歸還義務。依相關法令，要求您於＿＿天內返還本人之財產。
若屆期未返還，本人將提起訴訟，依法追究。
此致 ＿＿＿＿（佔有者簽名） 日期：＿＿＿年＿＿＿月＿＿＿日
解約存證信函範本
在商業合作或租賃關係中，若出現合約違約或其他原因無法繼續合作，雙方可透過解約存證信函來正式提出解約。解約存證信函應包括雙方合約的生效日期、約定內容以及違約行為的具體描述。
在解約信函中，也應附上最後一次合作或付款的日期，並申明雙方的解約條件，以便對方清楚理解並做出回應。
解約存證信函範本
致：＿＿＿＿（合同相對人姓名） 身分證字號：＿＿＿＿ 地址：＿＿＿＿＿＿＿＿
根據雙方於＿＿＿年＿＿＿月＿＿＿日簽訂的合約第＿＿＿條約定，因您於＿＿＿年＿＿＿月＿＿＿日未履行相關義務，經本公司多次通知未果，特此通知解除該合約。請於本函寄達後＿＿天內停止一切合作事宜，並完成合約終止的交接事宜。
若無法依期完成，本公司將進一步依法追訴。
此致 ＿＿＿＿（簽署人簽名） 日期：＿＿＿年＿＿＿月＿＿＿日
常見問答
Q. 什麼時候應該使用存證信函？
A. 當有法律爭議或權益糾紛時，存證信函是一種有效的法律工具，尤其在欠款、侵佔財產或違約等情況下使用最為適合。
Q. 存證信函是否需要律師協助撰寫？
A. 不一定。若案件較為複雜或金額龐大，建議諮詢律師以確保法律效力。否則，一般借款或合約違約可參考範本自行撰寫。
Q. 收到存證信函後怎麼辦？
A. 收到存證信函後應仔細閱讀並在期限內回覆。若不確定如何回應，可諮詢專業法律意見。
Q. 發出存證信函是否等於提告？
A. 存證信函不代表提告，但可作為正式通知及日後訴訟的證據。若對方仍無回應，才考慮訴訟。
Q. 存證信函會產生法律效力嗎？
A. 存證信函具有證據價值，但不直接具有執行力。它是正式表達立場的文件，有助於日後訴訟的舉證。
在處理欠款、侵佔和解約等爭議時，存證信函是一項實用且便捷的法律工具。這類文件的意義不僅在於向對方提出正式要求，還能在日後訴訟中成為有力證據。我們建議，若您在面對這些情境時不知如何動筆，或對合約條款有所疑慮，可以諮詢專業法律團隊，例如翊宸國際法律事務所，以確保您的權益不受損害。
